Wednesday, July 23, 2014

Tanda Dengan Comment Balloon, Bukan Highlight



Penulis tesis menggunakan bermacam-macam cara untuk merujuk semula bahagian yang mereka belum siap. Dengan kata mudah, mereka KIV-kan dahulu bahagian itu.

Ada yang mengubah warna font supaya berbeza daripada font hitam lain.
Ada yang mengubah saiz font.
Ada yang meletakkan warna cerah mahupun gelap (highlight).
Macam-macam lagi.

Namun bayangkan jika tesis itu ada 300 halaman. Mampukah untuk mencari satu persatu bahagian yang akan dirujuk semula itu?

Mahukah Tuan sekiranya saya tunjukkan cara untuk meng-KIV-kan bahagian tertentu dengan mudah?

Caranya, gunakan comment balloon.

Langkahnya:
  1. Buka dokumen tesis Tuan.
  2. Pergi ke halaman yang Tuan yang KIV-kan itu.
  3. Tanda pada tajuk/subtajuk/perenggan/ayat/perkataan yang Tuan mahu KIV-kan.
  4. Klik tab Review.
  5. Klik New Comment.
  6. Comment balloon (biasanya) akan muncul di sebelah kanan skrin (bergantung pada tetapan MS Word masing-masing).
  7. Letakkan kata-kata yang menunjukkan bahawa Tuan akan merujuk kembali bahagian berkenaan.
Bayangkan Tuan sudah siap menulis draf tetapi masih ada 10 bahagian yang Tuan KIV-kan sebelum ini.

Tuan tidak perlu seret dari halaman ke halaman untuk mencari 10 bahagian berkenaan satu persatu. Sebaliknya, Tuan hanya perlu ikuti langkah berikut:
  1. Buka dokumen tesis Tuan.
  2. Klik tab Review.
  3. Klik Next.
Menerusi langkah ini, Tuan akan terus dibawa ke halaman yang mengandungi bahagian KIV yang pertama. Untuk bahagian KIV yang seterusnya, klik sahaja Next, dan begitulah seterusnya.

Cadangan entri akan datang:
  1. Cara untuk memadam semua comment sekali gus.
  2. Tidak semestinya bermula dengan klik Next. Boleh sahaja bermula dengan Previous.

Thursday, July 17, 2014

Penyelia Jangan Bunuh Semangat Anak Buah



Entri kali ini lebih bersifat perkongsian nasihat psikologi berbanding tip teknikal seperti entri-entri lepas.

Perhatikan ayat ini yang saya petik daripada emel:
"sbb sy dh hantar kat supervisor and die cakap 'very bad manuscript ever!!'.. (stress)"

Apabila membaca emel seperti ini, rasa kasihan timbul dalam hati ini.

Saya fikir lebih baik sekiranya penyelia berkenaan mengungkapkan kata-kata yang memberi semangat untuk anak buahnya lebih berusaha (mencari editor juga satu bentuk usaha), dan bukannya membunuh semangatnya dengan mengatakan ungkapan seperti yang demikian.

Contoh ayat yang memberi semangat:
"Saya mahu awak usaha lagi."

Memulakan kata-kata dengan frasa "saya mahu" menunjukkan ketegasan penyelia.

Perhatikan pula ayat ini:

"Kalau boleh, usahalah lagi."

Frasa "kalau boleh" tidak menunjukkan ketegasan, dan anak buah lebih terbuka untuk tidak mengikut kata penyelianya.

Penyelia perlu tegas dan berani mengungkapkan apa yang dia mahu daripada anak buahnya.

Seterusnya, lebih baik penyelia tunjukkan antara usaha yang boleh anak buahnya lakukan.

Contohnya:
"Saya mahu awak usaha lagi. Cari editor yang boleh membantu awak."
"Saya mahu awak usaha lagi. Esok kita jumpa lagi. Saya tunjukkan bagaimana untuk memperbaik artikel itu."
"Saya mahu awak usaha lagi. Baca artikel jurnal dan teliti gaya bahasanya juga selain teliti kandungannya."

Penyelia perlu bijak menentukan sempadan pertolongan yang mereka boleh berikan kepada anak buah. Janganlah sampai tahap segalanya mahu disuapkan ke dalam mulut anak buah. Lemak la kalau begitu!

Apapun, sebagai editor, kadang kala saya perlu mengambil peranan menaikkan semula semangat klien. Hasil suntingan yang baik adalah antara motivasi yang boleh saya berikan kepada klien.

Wednesday, July 16, 2014

Contoh Emel yang Membuat Editor Tersenyum I

Menurut klien:

Alhamdulillah. Terima kasih atas doa tuan.

Sy juga berdoa semoga kita sama-sama beroleh LailatulQadar, dimudahkan urusan, rezeki yang luas, dirahmati lagi diberkati dalam segala urusan.

Terima kasih

Sunday, July 13, 2014

Percent atau Per Cent

Hasil carian daripada dua kamus dalam talian, kedua-duanya menyatakan seperti yang berikut:

percent (tiada jarak) jika mengikut ejaan US English.

per cent (ada jarak) jika mengikut ejaan UK English.

Tiada perbezaan maksud pada kedua-dua ejaan percent mahupun per cent. Pilihan ejaan mana satu yang menjadi pilihan kalbu, menurut Grammarist, adalah atas dasar mana satu yang kita lebih suka.

Saya pula lebih suka menyatakan seperti yang berikut: Tentukan sama ada dokumen itu menggunakan UK English atau US English, oleh itu kita sudah tahu mana satu ejaan yang sepatutnya kita gunakan.

Jika US English, jadi gunakanlah percent.

Jika UK English, jadi gunakan per cent.

Kemudian, tidak kurang pentingnya, tekalkanlah penggunaan ejaan berkenaan dalam seluruh dokumen.

Contohnya, jika dokumen itu ditulis dalam UK English, dan terdapat perkataan percent, ikuti langkah ini untuk mengubahnya sekali gus:

  1. Tekan Ctrl + F pada papan kekunci.
  2. Pilih tab Replace.
  3. Masukkan percent ke dalam ruang Find what.
  4. Masukkan per cent ke dalam ruang Replace with.
  5. Tekan butang Replace All.


Rujukan:
http://www.ldoceonline.com/dictionary/percent_2
http://www.oxforddictionaries.com/us/definition/american_english/percent
http://grammarist.com/spelling/percent-per-cent/

Saturday, July 12, 2014

one of the [plural]

Salah satu kesilapan lazim dalam kalangan penulis artikel akademik adalah pada penggunaan "one of the".

Sepatutnya, selepas frasa itu, ia perlu diikuti oleh noun atau phrasal noun yang plural.

Contoh:

one of the students

one of the successful companies

Editor amat sensitif apabila terjumpa frasa "one of the". Sebaik terjumpa, editor akan pastikan noun seterusnya mestilah plural.

Mengapa perlu plural?

Apabila kita menyebut "one of the", kita berkata tentang satu daripada bahagian yang banyak. Apabila banyak, sudah tentulah noun-nya perlu plural.

Hal ini tidak seperti dalam BM yang tidak mementingkan kejamakan sesuatu kata nama apabila kita berkata tentang satu daripada bahagian yang banyak.

Contoh:

salah satu perkara (perhatikan one of the things...)

salah seorang pemimpin (perhatikan one of the leaders)

Kita tidak sebut seperti yang berikut dalam BM:

salah satu perkara-perkara

salah seorang pemimpin-pemimpin

Apabila kita sebut salah satu atau salah seorang, pembaca BM sudah pun tahu bahawa penulis berkata tentang lebih daripada satu atau seorang.

Itulah beza antara BI dan BM

Thursday, July 10, 2014

Letakkan Tajuk Emel dengan Betul

Ada kalanya saya memperoleh emel yang diletakkan "Assalamualaikum" atau "Salam" sebagai tajuk emel.

Biasanya emel seperti ini saya anggap sebagai spam, kerana memang itulah antara ciri-ciri emel spam yang terlepas tapisan spam.

Namun, mujur paparan emel menunjukkan petikan awal kandungan emel. Bolehlah saya tahu bahawa emel itu bukan emel spam.

Rupa-rupanya penghantar emel mahu mendapatkan khidmat daripada saya.

Bukankah mudah untuk memberi tajuk emel seperti berikut:

proofreading

minta khidmat

tolong semak

Namun saya lebih gemar dengan klien yang rajin menulis tajuk emel dengan lebih kemas, seperti berikut:

Mahu Mendapatkan Khidmat Penyuntingan

Sebut Harga Khidmat Penyuntingan

Bantuan Proofreading untuk Artikel Jurnal

Urgent Perlu Semak Segera

Cadangan untuk entri akan datang:

  1. Serlahkan imej diri melalui emel.
  2. Kepentingan meletakkan signature dalam emel.

Kaedah Menaip Pantas bagi Dokumen Teknikal yang Mempunyai Istilah yang Panjang dan Kerap Digunakan

Dalam bidang biologi dan kimia (dan tidak terhad pada kedua-dua bidang ini sahaja), ada banyak istilah saintifik yang ejaannya sukar diingat.

Mungkin, Homo sapiens sudah ramai yang tahu, tapi bagaimana pula dengan Daubentonia madagascariensis?

Mungkin methanol mudah ditaip, tapi bagaimana pula dengan triphenyltin(IV) benzylisopropyldithiocarbamate?

Bolehkah kita mengingati ejaan itu dengan mudah? Jika boleh, berapa kerap pula kita akan tersilap mengejanya atau menaipnya?

Kaedah copy and paste istilah-istilah ini mungkin biasa digunakan. Penat juga jika setiap kali mahu guna istilah itu, perlu copy and paste.

Usah khuatir kerana ada kaedah yang lebih pantas. Tidak perlu tanda istilah yang panjang itu dengan tetikus. Hanya taip singkatan yang unik sahaja.

Mari belajar kaedah untuk mengelak daripada kerap tersilap menaip sekiranya dalam artikel kita mengandungi banyak pengulangan istilah teknikal yang panjang.

Ambil contoh triphenyltin(IV) benzylisopropyldithiocarbamate. Dalam artikel yang saya sunting, selain triphenyltin(IV) benzylisopropyldithiocarbamate, ada juga triphenyltin(IV) methylisopropyldithiocarbamate dan triphenyltin(IV) ethylisopropyldithiocarbamate.

Contohnya, saya tetapkan seperti berikut:

tbd untuk triphenyltin(IV) benzylisopropyldithiocarbamate
tmd untuk triphenyltin(IV) methylisopropyldithiocarbamate
ted untuk triphenyltin(IV) ethylisopropyldithiocarbamate

Lalu, ikuti langkah berikut dalam MS Word:

  1. Klik Insert.
  2. Klik Symbols.
  3. Klik More symbols...
  4. Klik AutoCorrect...
  5. Masukkan tbd dalam Replace.
  6. Klik pada Plain text
  7. Masukkan triphenyltin(IV) benzylisopropyldithiocarbamate dalam With.
  8. Tekan Add.
  9. Tekan OK.
Sekarang cuba taip tbd dan tekan space bar atau Enter. Bling! triphenyltin(IV) benzylisopropyldithiocarbamate terus keluar, bukan?

Sekarang cuba masukkan tmd dan ted pula.

Cadangan untuk entri akan datang:

  1. Mahu huraikan lebih lanjut tentang singkatan yang unik.
  2. Bagaimanakah kaedah ini saya gunakan untuk mempercepat kerja saya sebagai editor?
  3. Bagaimanakah kaedah ini boleh digunakan dalam jenis-jenis dokumen lain (contoh: novel, artikel umum, dsb.)?
  4. Kesilapan menggunakan simbol tolak dan simbol darjah Celsius.



Wednesday, July 9, 2014

Jadual dan Gambar Rajah Perlu Disertakan

Ada kalanya klien mahu mengurangkan kos pada pihak mereka. Oleh itu, mereka tidak menyertakan dokumen yang lengkap dengan jadual dan gambar rajah.

Kesannya, editor mungkin akan menghadapi masalah untuk memahami teks dengan baik. Hal ini kerana jadual dan gambar rajah memberi maklumat lanjut tentang perbincangan dalam teks.

Tambahan pula, editor turut menyemak jadual dan gambar rajah. Hal ini termasuklah menyelaraskan ejaan dan kandungan jadual dan gambar rajah dengan kandungan teks.

Bukankah pelik sekiranya terdapat ketakselarasan antara teks dengan jadual dan gambar rajah?

Contohnya ialah teks yang menggunakan ejaan UK English, manakala jadual dan gambar rajah pula menggunakan US English.

Oleh itu, sertakan sekali jadual dan gambar rajah dalam dokumen Tuan.

Tuan sudah pasti mahukan khidmat terbaik daripada editor. Oleh itu, sertakan sekali jadual dan gambar rajah agar tahap kefahaman editor tentang dokumen Tuan berada tahap tertinggi.

Sebelum sunting, kena faham dahulu.

Entri akan datang:

  1. Mengapakah saya memilih untuk tidak menyemak senarai bibliografi?

Mengubah -zation kepada -sation dengan Mudah


Bagi memastikan ketekalan ejaan sama ada UK English atau US English, kita boleh lakukan langkah ini.

Biasanya saya menyemak dalam UK English. Panduan ini berkenaan menukar -zation (US English) kepada -sation (UK English).

Mula-mula sekali, ubah tetapan bahasa bagi dokumen:

  1. Buka dokumen MS Word yang berkenaan.
  2. Tekan Ctrl + A pada papan kekunci.
  3. Lihat penjuru bawah, kiri pada skrin. Tekan pada Language (tetapan asal biasanya US English).
  4. Cari English (United Kingdom).
  5. Tekan OK.
Dengan beberapa pengecualian dan sebab, mana-mana perkataan yang dieja dalam US English akan ditandakan dengan garisan zigzag berwarna merah. Contohnya perkataan organization.

Untuk menukar -zation kepada -sation serentak:
  1. Tekan Ctrl + F pada papan kekunci.
  2. Pilih tab Replace.
  3. Masukkan zation ke dalam ruang Find what.
  4. Masukkan sation ke dalam ruang Replace with.
  5. Teka butang Replace All.
Tuan akan dapati semua perkataan, contohnya organization, sudah diubah kepada organisation.

Cadangan untuk entri akan datang:

  1. Menggunakan kaedah yang diterangkan dalam entri ini, tetapi untuk menukar -zed dan -zing.


Tuesday, July 8, 2014

Perubahan daripada US English kepada UK English

Antara langkah pertama yang saya lakukan sebaik mula menyemak sesuatu dokumen ialah menukar tetapan bahasanya, sama ada UK English atau US English.

Dalam khidmat yang saya tawarkan, standard yang saya gunakan ialah UK English. Biasanya klien menulis dalam US English.

Ejaan yang terawal saya ubah adalah:

daripada -zation kepada -sation
daripada -zed kepada -sed
daripada -zing kepada -sing

Biasanya bagi perubahan ejaan daripada -zation kepada -sation, tiada masalah.

Perlu berhati-hati dengan perubahan daripada -zed kepada -sed. Hal ini kerana ada juga ejaan yang memang UK Englishnya -zed. Contohnya: medium-sized firm.

Sama halnya dengan perubahan daripada -zing kepada -sing. Contoh paling mudah ialah amazing.

Sebab itu saya lakukan langkah ini awal-awal. Jika saya terjumpa perkataan yang sudah berubah kepada sised, saya akan ubah semula kepada sized. Jika ada amasing, saya ubah semula kepada amazing.

Seterusnya, jika saya terjumpa ejaan behavior, terus saya ubah kepada behaviour, acknowledgment kepada acknowledgement, dan banyak lagi. Semua secara serentak pada kali pertama saya terjumpa perkataan berkenaan.

Entri akan datang:

  1. Bagaimanakah mahu mengubah ejaan ini secara serentak? (baca di sini)
  2. Bagaimanakah untuk menentukan ejaan itu US English atau UK English?
  3. Adakah perbezaan kedua-dua jenis English ini tertakluk pada ejaan sahaja?
  4. Bagaimanakah jika ada petikan US English dalam dokumen UK English?
Tuan ada soalan lain? Tuliskan di ruang komen ya.

Berikan Tajuk Dokumen dengan Betul



Saya sering mendapat dokumen yang diberi tajuk seperti ini:

proofreading.docx

for edit.docx

submit to editor.docx

Tajuk-tajuk seperti ini tidak membantu editor dalam dokumentasi beliau. Kebarangkalian untuk klien beliau yang lain meletakkan tajuk yang sama adalah tinggi.

Sebaik-baiknya letakkan tajuk dokumen dengan tajuk yang berkaitan dengan isi kandungan dokumen. Contohnya:

Sea turtle extinction to edit.docx

Pollution in Malaysia for proofreading.docx.

Financial problems among academics.docx

Lebih baik jika Tuan letakkan juga nama Tuan dalam tajuk dokumen. Contohnya:

Pharmacology of insulin Ehsan.docx

Thesis SDLC Mohd UTHM.docx

Article for Journal Hospitalisation Farah UM.docx

Langkah seperti ini bukan sahaja membantu editor, tetapi membantu klien sendiri bagi menguruskan dokumentasi masing-masing.